Отчёты в 1С:УНФ – инструмент управления для малого и среднего бизнеса
Отчётность – ключевой инструмент для владельцев и управленцев, позволяющий контролировать все аспекты деятельности компании. Грамотно настроенные отчёты в 1С:УНФ дают целостную картину бизнеса: от финансовых результатов до складских запасов и продаж. Они помогают отслеживать работу в реальном времени и принимать обоснованные решения на основе данных.
При этом система 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) ориентирована на непрофессиональных бухгалтеров – в ней используется понятная терминология, поэтому для анализа не требуются специальные знания бухгалтерского учёта.
Хорошо построенные отчёты играют решающую роль в управлении бизнесом. Они отвечают на важные вопросы: прибыльна ли компания, где «утекают» деньги, какие товары продаются лучше всего, кто из менеджеров эффективнее. Используя эти отчётные данные, собственник может своевременно выявлять проблемы (например, снижающуюся прибыль или растущие склады), а также видеть точки роста.
В 1С:УНФ есть возможность использовать большое количество отчётов для анализа вашего бизнеса. В этой статье мы рассмотрим лишь некоторые. Нельзя забывать о том, что специалисты 1С могут создавать кастомные отчёты под ваш бизнес.
Отчёт о прибылях и убытках (Доходы и расходы)
Управляющий должен чётко понимать, приносит ли бизнес прибыль и из чего эта прибыль складывается. Без сводного отчёта о доходах и расходах сложно оценить финансовый результат: выручку, издержки и итоговую прибыль или убыток за период. Разрозненные данные (по продажам, расходам на аренду, зарплатам и т.д.) мешают увидеть целостную картину и принять верные решения по развитию или сокращению затрат.
Отчёт о прибылях и убытках (в УНФ он называется «Доходы и расходы») автоматически суммирует все доходы бизнеса и вычитает все расходы, показывая чистую прибыль или убыток за выбранный период.
Этот управленческий отчёт позволяет увидеть структуру доходов и расходов по заданным категориям, что напрямую помогает в контроле бюджета.
Руководитель видит, какие источники формируют основную выручку (например, продажи товаров или оказание услуг) и куда уходят основные средства (фонд оплаты труда, аренда, закупка материалов и др.).
На основании отчёта о прибылях и убытках можно сделать важные выводы. Например, если отчёт показывает невысокую прибыль или убытки, это сигнал подробнее изучить расходы и найти, какие статьи затрат выросли. Или, наоборот, заметив увеличение прибыли, собственник понимает эффективность принятых мер и может реинвестировать средства в развитие.
В 1С:УНФ отчёт «Доходы и расходы» формируется по данным управленческого учёта и может настраиваться под потребности бизнеса.
Можно детализировать его по статьям доходов/расходов, анализировать динамику по месяцам, а при необходимости – сравнивать плановые показатели с фактическими (при включённой подсистеме бюджетирования). Таким образом, отчёт о прибылях и убытках даёт ответ на главный вопрос: насколько финансово успешна компания за период и за счёт чего достигнут этот результат.
Отчёт «Движение денежных средств»
Прибыль на бумаге не всегда означает наличие живых денег на счетах. Малому бизнесу жизненно важно отслеживать движение денежных средств, чтобы не столкнуться с кассовыми разрывами. Без отчёта, показывающего поступления и выплаты, руководитель рискует упустить момент, когда расход денег превышает приток, и компания испытывает нехватку средств для расчетов с поставщиками или выплаты зарплат.
Отчёт «Движение денежных средств» предоставляет управленцу сводную картину всех денежных потоков фирмы. В 1С:УНФ он отражает поступления и расходы по каждому банковскому счёту и кассе с разбиением по видам операций, а также рассчитывает чистый денежный поток по каждой категории. Проще говоря, в одном отчёте видно, откуда пришли деньги (выручка от продаж, кредиты, инвестиции) и куда они были израсходованы (закупка товаров, аренда, налоги, прочие выплаты).
Благодаря такому отчёту собственник контролирует ликвидность бизнеса. Например, можно быстро оценить, сколько денег осталось на счетах в начале и конце месяца, достаточен ли этот остаток для покрытия предстоящих расходов. Если обнаруживается отрицательный чистый поток за период, это повод проанализировать крупные выплаты и поискать возможности оптимизации расходов или привлечения дополнительного финансирования.
Отчёт о движении денежных средств также помогает выявить, какие направления деятельности приносят основной денежный поток, а какие его поглощают.
В сочетании с отчётом о прибыли и убытках, даёт полноту финансовой картины: первый показывает прибыльность, второй – реальное движение денег. Оперируя этими данными, управленец может планировать бюджеты более эффективно и избегать ситуаций, когда прибыль есть, а денег на счету нет.
Отчёт «Остатки на складе» (Запасы)
Складские запасы – замороженные деньги бизнеса. С одной стороны, недостаток товара на складе приводит к срыву продаж (когда товар закончился, а клиенты продолжают запрашивать). С другой стороны, избыточные запасы тормозят оборачиваемость средств и увеличивают издержки на хранение. Без оперативной информации о текущих остатках товаров сложно поддерживать баланс: вовремя пополнять ходовые позиции и не закупать лишнее.
Отчёт «Остатки товаров на складах» отображает актуальную информацию о количестве товаров на каждом складе и в целом по компании. В 1С:УНФ этот отчёт показывает для каждой номенклатуры общий остаток, количество в резерве и свободный остаток (то есть доступный для новых продаж) по каждому складу. Такая детализация позволяет сразу увидеть, где находятся товарные излишки, а где запасы на исходе. Один из примеров такого отчёта:
Отчёт «Продажи по менеджерам»
Для управления отделом продаж собственнику недостаточно знать общую выручку компании – важно понимать вклад каждого менеджера. Без прозрачной отчётности по продажам сотрудников трудно оценить эффективность работы: кто перевыполняет планы, а кто отстаёт. В отсутствии такого анализа система мотивации продавцов может быть нечестной или не стимулировать рост продаж, а обнаружить проблемы (например, падение продаж у конкретного менеджера) можно слишком поздно.
Отчёт «Продажи по менеджерам» даёт возможность сравнить результаты работы каждого менеджера за период. В конфигурации 1С:УНФ есть несколько вариантов подобных отчётов. Например, вариант отчёта «Валовая прибыль по менеджерам» показывает количество проданных товаров, выручку, себестоимость и рентабельность продаж в разрезе каждого менеджера. По сути, он вычисляет валовую прибыль, принесенную каждым сотрудником, и позволяет напрямую сопоставить их показатели.
На основе этих данных руководство может выстроить обоснованную систему мотивации – премии, бонусы за перевыполнение плана, проценты от прибыли и пр. Одновременно видно, кто из менеджеров лидирует по продажам, а кому требуется помощь или дополнительное обучение.
Отчёт по дебиторской задолженности (долги клиентов)
Продажи в долг – обычная практика в бизнесе, но велик риск, что часть клиентов затягивает оплаты или вовсе не расплатится. Без контроля дебиторской задолженности компания может столкнуться с нехваткой оборотных средств: деньги на счете отсутствуют, потому что «висят» в долгах покупателей. Если ответственный менеджер или бухгалтер не ведёт реестр просроченных задолженностей, руководитель может не знать реального положения дел и не предпринимать меры по возврату долгов своевременно.
Отчёт по дебиторской задолженности в 1С:УНФ позволяет держать под контролем все долги клиентов.
Он показывает суммы задолженности каждого покупателя с разбивкой по срокам долга.
Стандартная форма группирует просроченные счета по интервалам: до 7 дней просрочки, 8–14 дней, 15–30, 31–60 и более 60 дней. Также отчёт отражает общую сумму просроченной задолженности и число дней просрочки по каждому долгу. Это даёт наглядное представление, какие клиенты задерживают оплату и насколько долго.
Имея перед глазами такой анализ, владелец бизнеса или финансовый менеджер может оперативно реагировать: связаться с должниками, напомнить о платеже, при необходимости приостановить отгрузки новым заказчикам до погашения старых долгов. Например, если видно, что у нескольких клиентов долг перешагнул 30-дневный рубеж, можно усилить работу службы взыскания или предложить этим клиентам реструктурировать задолженность.
В комплексе с отчётом по движению денежных средств этот инструмент обеспечивает понимание, когда ожидать поступления денег от покупателей и какие суммы находятся под угрозой невозврата. Таким образом, компания может заблаговременно планировать меры по поддержанию денежного баланса. К слову, аналогичный подход можно применять и к контролю кредиторской задолженности.
Настройка отчётов под бизнес
Стандартные отчёты 1С:УНФ покрывают большинство типовых потребностей малого и среднего бизнеса. Тем не менее, каждая компания уникальна, и может потребоваться адаптация отчётности под свои задачи. 1С:УНФ предоставляет гибкие возможности настройки отчётов без программирования. Пользователь (руководитель или ответственный сотрудник) может самостоятельно, без помощи технического специалиста, добавлять или убирать колонки в отчёте, настраивать фильтры по нужным показателям, менять сортировку данных, группировать результаты в нужных разрезах, настраивать оформление и многое другое.
Например, можно отфильтровать отчёт продаж по конкретному менеджеру или группе товаров, добавить в отчёт о прибылях и убытках дополнительную колонку для расчета процента расходов к выручке, сгруппировать данные по регионам продаж и т.д.
Гибкость настройки позволяет получить именно те сведения, которые актуальны для вашего бизнеса. При этом все настройки делаются через понятный интерфейс: достаточно знать, какую информацию вы хотите увидеть.
Отчёты в 1С:УНФ имеют предустановленные варианты (шаблоны) — например, несколько видов отчёта по деньгам или по продажам, — но при желании их можно скопировать и доработать под себя. Система сохранит пользовательские варианты, и в будущем они будут формироваться в один клик. Таким образом, платформа предоставляет и готовую аналитику, и возможность ее тонкой настройки под специфику компании, что особенно ценится руководителями малого и среднего бизнеса.
В заключение
Отчётность в 1С:Управление нашей фирмой позволяет владельцам и директорам малых/средних предприятий видеть реальную картину дел и управлять на основе фактов. Финансовые отчёты (прибыли и убытки, движение денег, баланс), складская и сбытовая аналитика (остатки товаров, динамика продаж, эффективность менеджеров), отчёты по клиентам (дебиторская задолженность, воронка продаж) – все эти инструменты работают в связке, обеспечивая многогранный обзор бизнеса. Благодаря им управленец всегда вооружён актуальными данными и может принимать решения быстро и уверенно.
Подводя итог, аналитика в 1С:УНФ – это надежный помощник руководителя: она трансформирует разрозненные цифры операционного учёта в понятные показатели, выявляет проблемные зоны и точки роста, а главное – помогает компаниям из сектора малого и среднего бизнеса двигаться вперёд, опираясь на объективные показатели, а не интуицию. Используя возможности системы 1С:УНФ по формированию и настройке отчётов, каждый руководитель получает наглядные данные для управленца, необходимые для успешного развития бизнеса.
Предлагаем также ознакомиться с нашими статьями: внедрение 1С:УНФ и что можно автоматизировать с помощью 1С:УНФ.
