Настраиваем пошагово синхронизацию данных между "1С:ЗУП 8" и "1С:БП"

Синхронизация (обмен данными) между конфигурациями «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) и «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) – это двусторонний процесс, который настраивается один раз. Можно настроить автоматический обмен по расписанию, не исключая возможность ручного запуска. При синхронизации передаются измененные или добавленные документы, а также связанные с ними справочники, перечисления и регистры сведений. Передаются не все элементы справочников, а только используемые в синхронизируемых документах, за исключением:

• Сведений об организациях — передаются всегда. Сопоставление происходит по ИНН, при неудаче — по наименованию. При различиях в наименовании создается новый элемент. Если организация уже есть, информация о ней обновляется.

• Сведений о подразделениях — передаются при каждом обмене. Идентификация идет по наименованию с учетом организации и иерархии.

Передаваемые данные включают:

• Регламентированную отчетность.
• Ведомости на выплату зарплаты и задепонированные суммы.
• Операции по займам сотрудников.
• Документы «Отражение зарплаты в бухучете».
• Данные по начислению резервов (отпуска, премии, вознаграждение за выслугу).
• Элементы справочников, задействованные в передаваемых документах.
• Отражение исчисленного НДФЛ и статистики персонала в бухучете.
• Информацию по сотрудникам.

Основной поток данных направлен из «1С:ЗУП» в «1С:БП». Например, документ «Отражение зарплаты в бухучете», созданный в ЗУП, передается в БП для формирования проводок. Обратная передача возможна, если бухгалтер в БП установил в документе флажок «Отражено в учете».

Типовые сценарии настройки синхронизации:

1. Новый учет. Организация начинает вести бухучет в «1С:БП», а расчет зарплаты — в «1С:ЗУП». Синхронизация настраивается сразу с определением регламента работы в обеих программах.

2. Переход с ведения учета в одной программе. Если весь учет, включая зарплату, велся в «1С:БП», и принято решение перенести расчет зарплаты в «1С:ЗУП», потребуется первоначальная загрузка данных из БП в ЗУП через помощник перехода («Перенести данные из прежней программы»).3. Переход с ручного обмена на автоматический. Если учет велся в обеих программах без связи, перед настройкой синхронизации необходимо вручную привести ключевые данные к идентичному состоянию во избежание дублирования.

Ключевые поля для сопоставления основных справочников:

Для записей, уже участвовавших в обмене, сопоставление происходит по уникальному идентификатору, поэтому изменение ключевых полей не создает дублей.

Вспомогательные справочники, участвующие в обмене: Банки, Банковские счета, Виды документов физлиц, Виды контактной информации, Страны мира, Регистрации в налоговом органе, Статьи расходов зарплата.

Настройка доступна только пользователю с ролью «Администратор системы» и выполняется в обеих программах.

1. Настройка в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)

1. Активация. Раздел Администрирование → Синхронизация данных. Установите флажок «Синхронизация данных» и нажмите «Настройки синхронизации данных».

2. Создание настройки. Нажмите «Создать» и выберите вариант синхронизации (например, «Бухгалтерия предприятия, ред. 3. Обмен с использованием универсального формата обмена Enterprise Data»).

3. Прохождение этапов помощника:

   • Тип подключения: Выберите «Новая настройка».

   • Параметры подключения: Укажите путь к информационной базе «1С:БП», имя пользователя и пароль.

   • Общие параметры: Система предложит префиксы для информационных баз. Подтвердите их.

   • Правила отправки/получения: На закладке «Правила отправки данных» укажите:

     • Режим отправки НСИ (вся, ручная, не отправлять).

     • Дату, с которой документы будут передаваться в БП.

     • Организации для обмена.

     • При необходимости флажок «Отправить данные по сотрудникам».

     • Детализацию передачи данных (сводно или с детализацией по сотрудникам).

     • По умолчанию установлены флажки для отправки ведомостей и регламентированной отчетности.

   • Начальная выгрузка: Выполните начальную выгрузку данных. На этом настройка в ЗУП завершена.

2. Настройка в «1С:Бухгалтерия 8»

1. Продолжение настройки. В разделе Администрирование → Синхронизация данных → Настройки синхронизации данных откройте автоматически созданную настройку обмена с ЗУП.

2. Этапы помощника (часть параметров уже заполнена):

   • Правила отправки/получения: На закладке «Правила отправки данных» укажите дату начала обмена, организации и степень детализации (должны соответствовать настройкам в ЗУП).

   • Сопоставление и загрузка данных: Программа предложит автоматически сопоставить объекты. Проверьте и при необходимости скорректируйте сопоставления вручную, затем загрузите данные.

   • Начальная выгрузка: Выполните начальную выгрузку данных из БП в ЗУП.

После завершения настройки синхронизацию можно запускать вручную («Синхронизировать») или настроить автоматическое выполнение по расписанию через «Сценарии синхронизации».

Важные действия после настройки в «1С:Бухгалтерия 8»:

1. Настройка счетов учета. В справочнике «Способы учета зарплаты» (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учете) для каждого способа, полученного из ЗУП, необходимо указать счета затрат и аналитику.

2. Настройка статей затрат для взносов. В регистре сведений «Статьи затрат по страховым взносам» (там же → Статьи затрат по зарплате) можно настроить замену статей затрат для отражения налогов и взносов с ФОТ, отличных от статей начислений.

Работа с синхронизированными документами:

1. В БП после обмена создается документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата и кадры → Отражения зарплаты в бухучете). Он будет доступен, если в настройках зарплаты БП выбран учет зарплаты во внешней программе.

2. Для формирования проводок бухгалтер должен открыть документ, проверить, при необходимости скорректировать, установить флажок «Отражено в учете» (указав пользователя) и провести его.

3. При следующей синхронизации документ с установленным флажком передастся обратно в ЗУП, где расчетчик не сможет его изменить без снятия флажка бухгалтером в БП.

4. Для анализа можно использовать отчеты «Анализ расходов на оплату труда» и «Обороты счета» по счету 70.

Дополнительные возможности синхронизации:

• Передача данных об удержанном НДФЛ через документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете».

• Передача сведений о среднесписочной численности через документ «Отражение статистики персонала в бухучете» (в ЗУП) / «Статистика персонала» (в БП).

• Выгрузка сотрудников при синхронизации с «1С:Документооборот».

Контроль результатов: После каждой синхронизации проверяйте статус в обеих программах (ссылка «Предупреждений нет» или «Предупреждения (N)»). Подробности можно посмотреть в «Предупреждения при синхронизации данных» (Администрирование → Синхронизация данных).

Если вам необходимо внедрение 1С:ЗУП.